ניהול סיכונים בארגון

כל ארגון עובר בחייו מספר רב של אירועים או מצבים בהם ישנה בעיה קריטית שיש לפתור בצורה מיידית. אפשר לקרוא לזה מצב חירום, בעיה קריטית, תקלה מערכתית, או כל שם אחר, אבל שורה תחתונה מדובר באירוע או מצב שיש ביכולתו לפגוע בפעילות החברה, בהכנסות שלה בטווח הזמן המיידי ואם לא ייפתר/ יתוקן בהקדם, יכול אף להשפיע על תפיסת המותג, אמון הלקוחות ולבסוף גם על יציבות החברה.

אבל מצב חירום זה משהו שאי אפשר לצפות...

נכון?

לא לגמרי...

תמיד יהיו סיכונים ואי אפשר להמנע מהם לחלוטין אבל אפשר להתכונן מראש על מנת למזער את הנזקים הפוטנציאליים ולאפשר ארגון להגיב בצורה מהירה ונכונה יותר. אנחנו לא יכולים לצפות מראש את כל הסיכונים האפשריים ולהערך בהתאם, אבל ניתן לזהות את הסיכונים שיש להם סיכוי גבוה יותר להתרחש ולנסות למזער או למנוע אותם. ארגון שלא ינהל סיכונים בצורה חכמה, ימצא את עצמו מנהל משבר בצורה של "כיבוי שרפות" שיכולה להיות שיטת ניהול משבר סבירה לטווח קצר, אך אם מדובר בבעיה גדולה או מתמשכת, צורת ניהול זו יכולה לגרום נזק רב.

סיכונים יכולים להיות מגוון רחב של דברים, החל מכוח עליון כמו רעידת אדמה או צונאמי, בעיות טכנולוגיות כמו שרתים שנופלים או שחרור קוד בעייתי לסביבת פרודקשן, בעיות בכוח אדם - כאשר עובדי מפתח עוזבים או כאשר מספר רב של עובדים נעדר בעקבות מחלה מדבקת או עובד בצורה פחות מיטבית, בעיות במלאים או שרשרת אספקה בעקבות חוסרים משמעותיים בציוד הכרחי ועוד.

חשיבות ההכנה מראש

אחד הדברים הכי חשובים בהתמודדות עם מצבי חירום הוא ההכנה המוקדמת. ככל שנהיה מוכנים יותר למצבים כאלו, הסיכוי שנוכל להגיב אליהם בצורה נכונה ושקולה יגדל. לרוב במצבי חירום אנשים נוטים לפעול במהירות, לא לחשוב, לרוץ קדימה בלי להפעיל יותר מידי שיקול דעת וזו בדיוק נקודת התורפה הבעייתית – פעולה ללא מחשבה יכולה לפעמים להיות שגויה ואף לגרום לנו נזק רב, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר במצב חירום שיכול להשפיע על הארגון בצורה רחבה.

חלק מהסיכונים המתוארים כאן, הם דברים שאפשר לחזות מראש וחלק הינם דברים שאין לנו שום יכולת לחזות או למנוע - לדוגמא רעידת אדמה. עם זאת, חשוב להבין שאם אנחנו נמצאים במדינה שיש בה סבירות גבוהה לרעידות אדמה - ישנה חשיבות להכין תשתית בארגון על מנת להתמודד עם מצבים כאלו, אמנם לא נמנע את הרעידה, אבל נהיה מוכנים אליה בצורה טובה יותר והתמודדות שלנו תהיה יותר אפקטיבית.

הכנות אפשרויות הינן תקנות איך להתנהג ברעידת אדמה - לדוגמא, כיצד על העובדים להתנהג ברגעים של רעידת אדמה - בזמן רעידת האדמה - לצאת למקום פתוח, לא להשתמש במעליות, אם המצב אחרי רעידת האדמה לא מאפשר לחזור למשרדים - האם העובדים צריכים לעבור לעבודה מהבית וכיצד עליהם לעשות זאת.

במקביל על הארגון עצמו להתכונן מראש עם חשיבה היכן צריכים להיות השרתים של החברה, מה קורה אם השרתים נמצאים באיזור רעידת האדמה, מה החלופה שלנו? להכין תשתיות שיאפשרו לעובדים לעבוד מהבית בעת הצורך.

מכיון שאין לנו משאבים בלתי נגמרים, ישנה חשיבות גבוהה להבין את הצרכים של החברה ואת הסיכונים עם הסבירות הגבוהה ביותר ובאמצעות ניתוח כזה יש להפעיל שיקול דעת ולהשקיע את משאבי ההערכות מראש עבור אירועים שיש סבירות גבוהה יותר שיקרו. הדבר נכון גם ברמת-על של הארגון כולו, וגם ברמת פרוייקטים.

פורסם בלינקדאין