יצירת ואצירת הידע והמידע הארגוני

"Knowledge is like money: to be of value it must circulate, and in circulating it can increase in quantity and, hopefully, in value."

-Louis L'Amour

יצירת ואצירת הידע והמידע הארגוני הינה פעילות מאוד חשובה לשימור, למידה והתפתחות של הידע הארגוני יקר הערך שנצבר בארגון במשך הזמן. ארגונים גדלים וצומחים, עובדים עוזבים, ואם לא מנהלים את הידע הארגוני בצורה נכונה ומשמרים אותו, המון ידע יקר ערך יכול להעלם ולגרום לארגון בזבוז זמן, וכסף רבים.

ארגון אשר דואג לשמר את הידע הארגוני שנצבר במהלך השנים ואת הניסיון הארגוני שלו, יכול להפיק הרבה ערך מוסף מהידע מכיוון שהידע הזה יכול לחסוך זמן יקר, למנוע טעויות ולשמר מסקנות ותובנות קודמות שהתקבלו בארגון. כאשר אנחנו רוצים לשמר את הידע - חשוב להבין שיש צורך לשמר אותו במקום מרכזי עם נגישות לכל העובדים הרלוונטים בצורה ברורה ונוחה. הפתרונות הקיימים לניהול הידע הארגוני נפוצים ולרוב מתמקדים במאגר מידע ארגוני שמבוסס על תשתיות הארגון.

מאגר מידע וידע ארגוני יכול לנוע מתיקיות רשת פשוטות ועד למערכת ניהול ידע או מערכת למידה (LMS - Learning management system) הכל תלוי בארגון ובצרכים. על כן, הצעד הראשון שעלינו לעשות אחרי שהחלטנו שאנחנו רוצים לנהל את הידע הארגוני - להחליט מה המטרה שלנו בניהול הידע והמידע הארגוני. הגדרת המטרה הינה השלב הכי חשוב כי היא זו שתכוון אותנו לבחירת המערכת הנכונה והמתאימה לצרכים הארגוניים שלנו.

כמו כל מערכת או פתרון טכנולוגי, אנחנו צריכים להבין מה הדרישות או הצרכים שלנו כארגון ושל המחלקות השונות, יכול להיות שיהיו מספר צרכים שהכלי בו נבחר יצטרך לענות עליהם, לכן הדבר השני יהיה לאפיין את כלל הצרכים הארגונים על מנת לוודא שאנחנו בוחרים במערכת המתאימה - מה יהיו השימושים במערכת, מי צריך גישה למערכת, איזה פונקציונאליות אנחנו צריכים במערכת, ועוד.

אחרי שנגדיר את הצרכים הפונקציונאלים והטכנולוגים של המערכת - צריך להבין את המגבלות הארגוניות - מה התקציב שאנחנו מוכנים להשקיע בכלי כזה כולל איפיון והטמעה, משאבים לפיתוח וניהול המערכת, מה לוחות הזמנים בהם אנחנו מעוניינים להטמיע את המערכת - מאפיינים אלו חשובים גם כן על מנת לבחור את המערכת הנכונה והמתאימה לצרכים הטכנולוגיים והמשאבים שלנו.

יש בשוק עשרות אם לא מאות פתרונות לניהול ידע ומידע ארגוני ולכן הגדרת הצרכים הפונקציונאליים, הטכנולוגיים והמשאביים שלנו תעזור לנו להתמקד במספר כלים מצומצם שיכול לתת לנו מענה ולהתאים לארגון, לנתח אותם לפי התאמתם ולבחור מהם את הכלי המיטבי עבור הארגון.

בפוסט הבא אתן כמה דגשים חשובים שצריך לקחת בחשבון שניגשים למשימה של בחירת מערכת

פורסם בלינקדאין