למידה ארגונית מתמדת Continues improvement / Continues learning - חלק שני

איך בונים בסיס למידה ארגונית מתמדת Continues improvement / Continues learning – חלק שני בפוסט הקודם (לינק בתחתית העמוד) הסברתי קצת על למה בכלל צריך ללמידה ארגונית מתמדת בארגון, איך זה יכול לעזור לנו למזער סיכונים ולחזק את היכולת שלנו ללמוד, להשתפר ולאפשר צמיחה ומצוינת תפעולית. היום החלק השני יעסוק באיך אנחנו עושים את זה. ההמלצה שלי היא להכניס שגרות של למידה לתהליכי ליבה/ פרויקטים בארגון בצורה שגרתית. כמובן שלא צריך להתחיל עם הכל בבת אחת וכדאי להתחיל עם משהו אחד, לראות איך מתאימים אותו לצרכים הארגונים שלנו ולאט לאט להכניס אותו לשפר אותו ולהטמיע אותו בעוד ועוד חלקים בארגון. נקודות הלמידה צריכות להיות באבני דרך משמעותיות אבל לא בתדירות גבוהה מידי. הלמידה צריכה להיות תכופה מספיק כדי שנוכל ללמוד וליישם שיפורים ולהנות מהפירות שלה, אבל לא דחופה מידי כך שתאבד את הערך המוסף שלה ותתיש את המעורבים.

שלב א - עובדות כאשר אנחנו מבצעים בחינה לצורך למידה (Retrospective) צריך קודם כל להבין את העובדות – מה היה מתוכנן, מה קרה בפועל, מה הפערים המשמעותיים וממה הם נובעים. ההסתכלות צריכה להיות ברמת הסיכום, שורה תחתונה, ולא בפרטי פרטים. בשלב הזה נתמקד בעובדות בלבד, ולא באינטרפציה שלהן. שלב ב - דיון לאחר הסקירה של העובדות נעבר לשלב הדיון – מתוך סקירת העובדות נבחן את ההתנהלות, מה קרה בפועל- מה עבד טוב ויש לשמר, מה לא עבד טוב, או עבד פחות טוב, למה? ואיך אנחנו יכולים לשפר את זה או למנוע מזה לקרות שוב בעתיד. ישנן מספר נקודות שצריך לקחת בחשבון : ✅ משך הדיון: הדיון יערך כחצי שעה בדרך כלל, במקרים של פרויקט גדול עם הרבה משתתפים ניתן גם לערוך דיון של שעה, אבל חשוב מאוד לשמור על מיקוד ולא להתפזר. אם נתקלים בנקודה מאוד חשובה אך לא הכרחית לדיון הספציפי חשוב מאוד לעצור, לקבוע שהדיון הזה חשוב ולכן ידון מחוץ לפגישה הנ"ל (אם זה קשור בצורה כזו או אחרת לפרויקט או לתהליך עצמו ניתן להכניס את זה כמשימה בסיכום פגישת הלמידה) ולהמשיך להתמקד בתכנים המהותיים לפגישת הלמידה.

✅ משתתפים: חשוב שכל מי שלקח חלק פעיל ישתתף בדיון. עם זאת, חשוב גם לזכור שמספר גדול מידי של משתתפים מקשה על ניהול הדיון ויכול לפגוע באפקטיביות שלו. אם יש מספר גדול של אנשים שהיו מעורבים - ניתן לבקש ממישהו אחד מכל צוות להגיע ועליו יהיה לייצג את הדעות של כל חברי הצוות שלו - כלומר עליו לדבר איתם מראש ולקבל מהם את הנקודות שהם חושבים שצריך לשמר ולשפר. ✅ ניהול הדיון: חשוב מאוד שיהיה מישהו שיהיה ממונה לנהל את הדיון, אותו אדם יהיה אחראי להציג את נושאי הדיון, לנהל את השיח ולדאוג שהדיון יהיה ממוקד ואפקטיבי. יש לשים לב שכולם משתתפים בדיון, אם יש רק משתתף אחד או שניים שמדברים וכל השאר שותקים, מנהל הדיון יפנה אליהם וינסה לעודד אותם להשתתף. הרעיון הוא לייצר שיח פתוח בו כולם ירגישו בנוח להביע את דעתם ולהציע פתרונות לשימור/שיפור. איך נכון לנהל את הדיון בצורה מיטבית? ואיך להמשיך הלאה? על זה בפוסט הבא 😊 פורסם בלינקדאין

לינק לפוסט הראשון בנושא - למה צריך למידה אירגונית מתמדת

לינק לפוסט השלישי בנושא - ניהול למידה ארגונית מתמדת