למידה ארגונית מתמדת Continues improvement / Continues learning – חלק שלישי

בפוסט הראשון (לינק בתחתית העמוד) הסברתי למה צריך ללמידה ארגונית מתמדת בארגון, איך זה יכול למזער סיכונים ולחזק את היכולת להשתפר ולאפשר צמיחה. בפוסט השני (לינק בתחתית העמוד) התמקדתי באיך מכינים את התשתיות להטמעת למידה מתמדת.

לפני שנתחיל, חשוב לי לציין שזה יכול להיות שונה מארגון לארגון וסוג למידה אחד לאחר - לדוגמא, תהליך למידה של אבני דרך משמעותיות בפרויקט לאו דווקא יהיה זהה לתהליך למידה של הטעמת תהליך חוצה חברה. עם זאת, ישנם קווים כללים שניתן לעבוד איתם וליצר התאמות בהתאם למה שמתאים לארגון שלכם/ן.

תרבות הדיון

אם אנחנו רוצים שאנשים ירגישו שהם יכולים להגיד את מה שהם חושבים, שירימו את הדגלים בזמן, שירגישו שהם יכולים להציע הצעות לשיפור או יוזמות חדשות חשוב מאוד לאפשר דיון פתוח, מכבד, ומקבל, לעודד את העובדים להגיד את דעתם, להציע הצעות ולהקשיב האחד/ת לשני/ה.

תוכן ומבנה הדיון

על מנת שהדיון יהיה ממוקד ואפקטיבי, מומלץ להכין תשתית מוקדמת בה כל אחד מגיע לפגישה מוכן מראש עם - מה עבד טוב, מה טעון שיפור ומה היה חסר.

נתחיל בסקירת העובדות – נדבר על מה שקרה בפועל, תכנון מול ביצוע (לוחות זמנים, תכולה, עלויות וכו) בראיה רוחבית ונתמקד בעיקר בנקודות החשובות ביותר או הבעיתיות ביותר. אפשר להכין מראש לוח וובי כלשהו כמו Miro / mural, מחולק ל-שימור, שיפור וחוסרים ולאפשר לעובדים להוסיף את הנקודות לאיזור הרלוונטי מראש.

🔹מה עבד טוב - מומלץ להתחיל את הדיון ב5 דקות דיון על נקודות לשימור. זה תורם להתחלה חיובית של הפגישה, ונותן הזדמנות לחגוג הצלחות. אם בארגון שלכם/ן אוהבים להתלונן, אפשר להגדיר שלא ניתן לתת פידבק לשיפור בלי לתת קודם פידבק אחד (לפחות) לשימור.

🔹מה צריך לשפר - זהו חלק מרכזי מאוד של הפגישה. כאן נדון על הבעיות העיקריות או בעיות הליבה שעלו. מי שמנהל/ת הדיון צריך לוודא שאין התפזרות, לא מתמקדים במי שצועק הכי חזק אלא שמתמקדים בדיון במה שחשוב. נאגד דברים דומים כדי לראות מה הדברים שחזרו על עצמם נבחר את השניים הבעייתים ביותר, וננהל את הדיון בצורה כזו שנספיק לאפיין את הבעיה שממנה נובעים הדברים שצריך לשפר ודרכים אפשריות לפתרון.

🔹מה חסר - החלק הזה הוא לא חובה (לפעמים הוא נכלל במה צריך לשפר), אבל אם אנשים העלו דברים שחסרים, כדאי לדון בהם ולראות האם אכן מדובר בחוסרים או במשהו שקיים ופשוט לא ידוע או לא מוכר.

🔹מסקנות ותעדוף - חלק מרכזי נוסף של הפגישה, שימו לב שיש לנהל את הפגישה בהתאם כך שישאר זמן לחלק הזה. אחרי שאפיינו מה לשמר/לשפר ואיך, נדון במה צריך לעשות לשם כך. ניתור משימות, עבור כל משימה - חשוב לציין מי האחראי לבצעה או לוודא שהמשימה בוצעה ומה תאריך היעד.

🔹 סיכום הישיבה ושליחת מייל עם הנושאים שנדונו והמשימות עם האחראים ותאריכי היעד.

מצוין, אז סיימנו?

ממש לא, שיפור מתמיד לא עוסק רק בניתוח ומציאת הבעיות אלא גם בישום פתרונות לטווח הארוך. אם אחרי הישיבה לא נעקוב אחרי הביצוע, לא ניישם את מה שהוחלט ולא נבצע את השינויים הנדרשים, לא נצמח כארגון, נמצא את עצמנו נתקלים בבעיות שהיה ניתן להימנע מהם, הצוות יאבד את האמון בתהליכים מסוג זה ויפסיקו לשתף איתם פעולה והכי חמור - אנשים יפסיקו להרים דגלים אדומים כאשר הם נתקלים בבעיות. לכן חשוב מאוד לשמור על ההמשכיות של תהליך הלמידה הארגוני בהתאם לצרכי הארגון.

פורסם בלינקדאין

לינק לפוסט הראשון בנושא - למה צריך למידה אירגונית מתמדת

לינק לפוסט השני בנושא - איך להכין תשתיות להטמעה של למידה ארגונית מתמדת